pertemuan ke 3

PERTEMUAN KE – 3

1.      Mail Merge

Mail merge adalah fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Office Word untuk membuat dokumen berangkai, yang dapat membantu user untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat. Mail merge juga berfungsi untuk membuat Sertifikat atau amplop. Adapun langkah-langkah untuk membuat mail marge yaitu :

a.       Buat template di word, baik itu surat ataupun yg lainnya. Contoh seperti gamabr di bawah ini.

Gambar 16. Tampilan cntoh surat yang akan diedit menggunakan mail marge

b.      Buat database, contoh: excel

Gambar 17. Tampilan database pada Microsoft exel

c.       Lalu buat Document Master seperti misalnya,

Gambar 18. Tampilan dokumen master

d.      Buka file yang ber-existensi .docx atau file word

e.       Letakan kursor ditempat yang akan kita taruh data dari excel.

f.       Masuk ke mailing > Select Recipients

g.      Setelah kita masuk kedalam select recepients terdapat 3 pilihan yaitu:           

•  Type New List = membuat database baru di download 
•   Use Existing List = mengambil data yang sudah ada di file yg berbeda 
•   Select From Outlook = mengambil data dari outlook

h.      Dalam file yang akan dibuat kali ini select recipients yang dipilih adalah Use Exsiting List.

i.        Pilih database yang anda buat kemudian pilih sheet tempat data anda disimpan, klik ok

Gambar 20. Tampilan use exiting list

j.        Jika anda memilih Type New List. Akan muncul jendela New Address List untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang ada di hapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai yang dibutuhkan.

            Gambar 21. Tampilan New AddressList

k.      Jika ingin menambah, mengganti, memindahkan kolom atau menghapus kolom klik customize columns lalu pilih OK.

                 

                                                  Gambar 22. Tampilan customize                    

l.        Apabila belum muncul nama pada layar dokumen klik insert merge field kemudian pilih nama apabila ingin menampilkan nama kemudian klik juga preview result untuk melihat nama yang akan muncul.

Gambar 23. Tampilan insert marge

Setelah di klik akan muncul nama. Untuk memindahkan list-nya silahkan klik panah.

m.    Apabila anda akan memindahkan file yang anda buat melalui Mail Merge, data base yang digunakan
     harus dipindahkan pula. Karena dokumen yang anda buat terdapat pada file yang ada dalam data base.

n.      Jika anda ingin merubah dokumen tersebut, tutup dokumen word kemudian edit data base yang anda
    buat. Buka kembali dokumen word tersebut. Ada kotak dialog sebelum dokumen tersebut terbuka. Klik
   OK agar semua data menjadi baru lagi.

2.    Cara Membuat Label Undangan

            Sering kita melihat sebuah label yang berbentuk persegi panjang yang menempel di kertas undangan. Mungkin kita sering bertanya-tanya bagaimana ya cara membuatnya. Berikut langkah-langkah membuat label undangan :

Langkah pertama :

•   Bukalah Program Ms. Excel

• Setelah itu, anda tulis terlebih dahulu nama-nama yang ingin di undang, seperti di bawah ini:

 

•   Setelah simpan, dengan nama file Data Undangan 
•  Close Ms. Excel

Langkah kedua

Misalkan kita akan membuat master label dengan jenis Label 103, langkah yang harus dilakukan adalah :

1.      Buka program Ms. Word

2.      Klik menu Mailings

3.      Pilih Star Mail Merge

4.      Klik Label, sehingga muncul seperti kotak ini

5.      Klik New Label, kemudian ukur panjag, dan lebarnya label

-        Label Name isilah sesuai dengan keinginan anda

-        Top Margin diukur dari tepi kertas atas sampai ke tepi Label paling atas.

-        Side Margin dari tepi kertas sebelah kiri sampai ke tepi label paling kiri

-        Vertical Pitch dihitung dari tepi atas label baris pertama sampai ke tepi atas label baris kedua

-        Horizontal Pitch dihitung dari tepi kiri label kolom pertama sampai ke tepi kiri label kolom kedua

-        Label height, tinggi label dihitung dari tepi atas label sampai tepi bawah label. Untuk lebih mudahnya tinggi label ini biasanya tertera di bungkus label yang anda beli,

-        Label Width, lebar label dihitung dari tepi kiri label sampai tepi kanan label.

-        Number across, diisi dengan banyaknya label dalam satu baris

-        Number down, banyaknya label dalam satu kolom

-        Page Size, sebaiknya anda pilih ukuran Custom

 (Catatan: diingat ukuran Page Size harus sama dengan Page pada pada Properties Printer Anda, karena jika tidak sama maka hasil Print tidak akan pas)

-          Page Width, lebar ukuran kertas label

-        Page Height, tinggi ukuran kertas label

6.      Setelah semua terisi dengan benar, kemudian klik OK

7.    Kilk OK

8.    Klik New Document, maka Ms. Word akan membuka lembar baru seprti di bawah ini

9.      Setelah itu Save, (simpan dalam satu folder dengan data Ms. Excel yang telah kita buat tadi).

Langkah ketiga

1.      Klik Menu Mailling dan Klik Select Recipients dan Pilih Use Existing List.

2.      Klik Open untuk membuka File Excel (misalnya : Data Undangan) yang telah dibuat tadi

3.      Maka tampil kotak dialog Select Table, karena kita tadi menulis nama undangan di Sheet 1,maka  klik Sheet 1$ – Ok

Selanjutnya masukan filed ke dalam table yang dibuat dengan cara

•    klik Insert Merge Field

• Kemudian klik Filed satu persatu sesuai dengan posisi yang diinginkan
  

•     Setelah masuk semuanya maka hasilnya akan seperti ini :
  
  
  

•  Hal yang paling penting yang harus dilakukan adalah kita meletakan Next Record didepan filed nama selain di filed nama pada kolom pertama baris pertama.

-        Klik Maillings

-         Rules

-         Next Record

6.      Untuk melihat hasil penggabungan data tadi dengan cara mengklik Ikon Preview Result. Dan ini lah hasilnya.

Dan apabila kita ingin mengeprintnya,

-        Klik Finish Merge

-         Print Document

o   All, jika kita ingin mengeprint semua

o   Current Record, jika kita hanya ingin mengeprint yang di tampilkan di record

o   Form. to, jika kita ingin mengeprint dari record ke record berapa.

o   Klik Ok